Privacy- en cookiebeleid van Matexi
Matexi NV, met maatschappelijke zetel te Franklin Rooseveltlaan 180, 8790 Waregem ( hierna ‘Matexi’) hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld en dit ook in toepassing van de geldende privacywetgeving.
Deze privacyverklaring ( hierna “Privacyverklaring”) geeft duiding waarom wij uw persoonsgegevens vragen en wat wij met deze persoonsgegevens doen. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren.
Wij verduidelijken dat deze verklaring alleen geldt voor de persoonsgegevens die Matexi als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Dit betekent dat wij het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststellen.
Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van die gegevens.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website van Matexi (‘www.matexi.be’) ( hierna “de Website”); en op alle activiteiten die hiermee gepaard gaan of (commerciële) relaties die daaruit voortvloeien of daarmee onderhouden worden.
Deze Privacyverklaring dient samen gelezen te worden met de andere voorwaarden die van toepassing zijn op de Website.
De betrokkenen ( hierna “u”, “uw”) tot wie deze Privacyverklaring is gericht kunnen o.m. de volgende zijn: (i) de loutere bezoeker van de Website; (ii) de (geïnteresseerde) particuliere en/of business klanten; (iii) de individuen wiens persoonsgegevens wij verzamelen naar aanleiding van het aanbieden van onze diensten aan klanten; (iv) de zakenpartners die ons bijstaan bij het verlenen van onze diensten aan klanten, bv. leveranciers, onderaannemers en/of samenwerkingspartners; (v) alle individuen die met één van voormelde partijen geassocieerd zijn; sollicitanten of (vi) enige andere individuen die in contact komen met ons.
Ook de persoonsgegevens van voormalige en potentieel toekomstige zakelijke contacten (klanten, zakenpartners) worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform deze Privacyverklaring, tenzij andere prevalerende voorwaarden hierop van toepassing zijn.
Daarnaast is het mogelijk dat Matexi diensten verleent namens een partner en daarbij uw persoonsgegevens verzamelt en/of verwerkt als verwerker, voor die partner als verwerkingsverantwoordelijke en haar doeleinden. Wij kunnen dan uw persoonsgegevens verwerken en doorgeven aan onze partner voor zover noodzakelijk voor deze doeleinden. In dat geval is deze Privacyverklaring niet van toepassing, maar geldt de privacyverklaring van onze partner. Hiertoe werd een verwerkersovereenkomst afgesloten die de rechten en plichten van elke partij bepaalt zodat uw persoonsgegevens door elk correct worden verwerkt. Voor de uitoefening van uw rechten ten opzichte van de verwerkingen die wij als verwerker uitvoeren voor een partner, kan u zich in ieder geval wenden tot ons, waarna wij uw verzoek mogelijks zelf behandelen dan wel zullen overmaken aan onze partner.
Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke wanneer u gebruik maakt van de Website en betrokken bent bij de daarmee verbonden activiteiten of aangeboden diensten.
Daarnaast is het mogelijk dat wij in het verlenen van onze diensten uw persoonsgegevens ontvangen van onze partners en deze voor onze eigen doeleinden verder verwerken en gebruiken. In dat geval zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor deze verdere verwerking.
Hieronder verduidelijken wij welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken, afhankelijk van uw relatie met Matexi. Dit betekent niet dat wij in alle gevallen over alle hieronder vermelde persoonsgegevens van u beschikken. Dit zal immers steeds afhangen van de concrete situatie en uw voorkeuren.
Indien u onze Website bezoekt, verwerken wij via het gebruik van cookies en via uw gebruik van functies die wij voorzien hebben op de Website (bv. het contactformulier) mogelijk onderstaande persoonsgegevens van u. In de cookiepolicy https://www.matexi.be/nl/privacy-beleid kunt u meer informatie verkrijgen omtrent het gebruik van cookies.
Indien u interesse toont in één van de diensten of projecten van Matexi, verwerken wij mogelijks onderstaande persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete relatie die u met ons heeft en/of diensten die u bij ons afneemt, afgenomen heeft, of mogelijk wenst af te nemen.
§ Uw contactgegevens
bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres, …
§ Uw contactgeschiedenis
bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie zoals e-mailberichten en alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden, …
§ Uw persoonlijke kenmerken
bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, geboortedatum, …
§ Uw leefgewoonten
bijvoorbeeld uw bezittingen, levensstijlvoorkeuren, …
§ Uw woningkenmerken
bijvoorbeeld aard van de woning, eigendom, classificatie van de woning, …
§ Beeldmateriaal (foto’s, video’s)
bijvoorbeeld foto’s van de unit
§ Uw openbare persoonsgegevens
bijvoorbeeld publiek beschikbare gegevens zoals berichten in de pers, uw profiel op sociale netwerken, ...
§ Uw financiële bijzonderheden
bijvoorbeeld financiële identificatiegegevens zoals een bankrekeningnummer, informatie omtrent inkomsten, bezittingen en investeringen, informatie omtrent leningen, hypotheken, kredieten, …
§ Uw identificatiegegevens
bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bv. om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen zoals verder vermeld.
§ Persoonsgegevens die u ons vrijwillig verstrekt
Van onze (contactpersonen bij onze) huidige, voormalige en potentieel toekomstige zakelijke relaties zoals leveranciers, aannemers, architecten, … verwerken wij mogelijks onderstaande persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete manier waarop u ons als onze zakenpartner bijstaat in de verlening van onze diensten aan klanten.
§ Uw contactgegevens
bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres, …
§ Uw contactgeschiedenis
bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie zoals e-mailberichten en alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden
§ Uw financiële bijzonderheden
bijvoorbeeld facuratiegegevens, bankgegevens, rekeningnummer, ...
§ Uw openbare persoonsgegevens
bijvoorbeeld publiek beschikbare persoonsgegevens zoals berichten in de pers, uw profiel op sociale netwerken
§ Uw identificatiegegevens
bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend in het kader van enkele specifieke gevallen bv. om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen zoals verder vermeld.
Indien u wenst te komen werken bij Matexi of één van de verbonden vennootschappen en solliciteert voor één van de openstaande vacatures of gewoon spontaan, verwerken wij mogelijks onderstaande persoonsgegevens:
§ Uw identificatiegegevens
bijvoorbeeld uw naam, voornaam, adres, gsm-nummer;
§ Uw openbare persoonsgegevens
bijvoorbeeld publiek beschikbare persoonsgegevens zoals berichten in de pers, uw profiel op sociale netwerken;
§ Persoonsgegevens die u ons vrijwillig verstrekt
In principe verwerken wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (i.e. gegevens over raciale of etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische opvattingen, lidmaatschap van vakverenigingen, genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te identificeren, gezondheid of het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon) tenzij die ons met uw uitdrukkelijke toestemming worden overgemaakt.
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gebaseerd zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Wij steunen de verwerking van persoonsgegevens op de volgende gronden:
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden die hieronder worden beschreven. We verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten persoonsgegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden. Wanneer wij uw persoonsgegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die persoonsgegevens.
Wij verzamelen uw persoonsgegevens voor de volgende te onderscheiden doeleinden:
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of worden verwerkt.
Aangezien de termijn waarvoor de persoonsgegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de persoonsgegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen voor persoonsgegevens zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen o.m. in functie van hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten.
Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van u verkrijgen, van openbare bronnen of van zakenpartners/derden.
Indien wij uw persoonsgegevens van externe bronnen verkrijgen, zou u in principe reeds op de hoogte gebracht moeten zijn van de mogelijke gegevensdoorgifte aan ons door deze bron zelf. In ieder geval zullen wij u wanneer wij uw persoonsgegevens van externe (al dan niet openbare) bronnen verkrijgen en wij deze als verwerkingsverantwoordelijke in onze systemen verwerken, uiterlijk op het moment van ons eerste contact met u over de verwerking van uw persoonsgegevens informeren.
Wij hechten veel belang aan gegevensbeveiliging en hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zullen wij alle toepasselijke meldplichten met betrekking tot dergelijk inbreuk opvolgen.
Wij bewaren uw persoonsgegevens voornamelijk op IT-systemen in België. In het geval het beheer van sommige van onze IT-systemen worden uitbesteed aan derden worden de persoonsgegevens worden bewaard in de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit niet het geval is zullen wij steeds voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving om de adequate bescherming van de verwerking van uw persoonsgegevens in deze derde landen te verzekeren.
In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij wanneer wij daar door de wet toe verplicht zijn, u daarin toestemt of wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van één van onze voormelde doeleinden. Enkel deze persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het bereiken van één van onze voormelde doeleinden, worden doorgegeven.
Waar nodig doen wij evenwel een beroep op externe dienstverleners, zogenaamde “verwerkers”, die desgevallend bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren namens ons. Wij zullen uw persoonsgegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De persoonsgegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd afgesloten.
Voorbeelden van derden die in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons of aan wie persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, zijn o.m.:
§ de verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitvoeren van onze activiteiten, zoals marketing- of bedrijfssoftware, met het oog op een efficiënt digitaal gegevensbeheer;
§ zakenpartners op wie wij een beroep doen in het kader van de aanbieding en levering van onze diensten (bv. extern communicatiebureau of immosites); postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven;
§ betalingsdienstaanbieders;
§ verbonden of geassocieerde vennootschappen wanneer wij van mening zijn dat het aangewezen is om hen te betrekken bij een (potentiële) dienst;
§ beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals notarissen en advocaten, overheidsinstellingen, … met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen als onderneming, of de efficiënte verdediging van onze belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil.
De doorgiftes van uw persoonsgegevens aan de hierboven geïdentificeerde partijen voor de vermelde doeleinden is naargelang het geval gebaseerd op (1) de noodzaak hiervan voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben als onze klant, potentiële klant of zakenpartner, of om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór de sluiting van dergelijke overeenkomst, (2) onze gerechtvaardigde belangen, (3) de noodzaak hiervan om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, of (4) uw toestemming.
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verzamelde persoonsgegevens. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via e-mail of per post via de bovenvermelde contactgegevens.
Wanneer het niet langer noodzakelijk is uw persoonsgegevens te verwerken, zullen we uw persoonsgegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch of praktisch) mogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw persoonsgegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen of omdat wij deze beperkt nodig hebben voor de administratie waarin informatie staat over betrokkenen die niet willen dat we in de toekomst opnieuw contact met hen opnemen, dan bewaren wij uw persoonsgegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen van zodra dit mogelijk wordt.
U beschikt over de volgende rechten:
- Recht van inzage en kopie: indien u dat wenst kan u ons vragen over welke persoonsgegevens wij beschikken;
- Recht van aanpassing of rectificatie: indien u meent dat bepaalde persoonsgegevens waarover wij beschikken niet accuraat (meer) zijn, kan kunnen wij deze aanpassen;
- Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid): u kan ons vragen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken te verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden die persoonsgegevens wel nog moeten verwerken;
- Recht op beperking van verwerking: u kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde mate te beperken:
- Recht van bezwaar: u kan zich verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de verwerking doen op basis van onze gerechtvaardigde belangen.
- Recht op overdraagbaarheid: u hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens van ons te vragen in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat. Dit geldt alleen voor de persoonsgegevens die u ons zelf heeft verstrekt;
De uitoefening van bovenstaande rechten is steeds onderworpen aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen en dit in lijn met de bepalingen van de toepasselijke privacywetgeving.
Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopie van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw persoonsgegevens in de verkeerde handen terechtkomen.
De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.
In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.
Indien u verdere vragen hebt, of het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en/of verwerken, kunt u ons steeds contacteren:
U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit (contact@apd-gba.be) (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/klacht-en-beroep), of een vordering instellen bij de bevoegde rechtbank.
De Website kan referenties (bv. via hyperlinks) naar andere websites bevatten, die door andere externe, niet-gerelateerde bedrijven of willekeurig door een sociaal media-platform wordt aangeboden. Matexi is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via die externe websites. Evenmin is deze Privacyverklaring op die websites van toepassing.
Als u inhoud via sociale media deelt, zullen uw persoonsgegevens voor de bezoekers van die sociale media zichtbaar zijn. Matexi is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via die sociale media. Evenmin is deze Privacyverklaring op die sociale media van toepassing.
Wij kunnen eenzijdig beslissen om veranderingen aan deze Privacyverklaring aan te brengen. In dat geval treedt de nieuwe versie onmiddellijk in werking. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze Website.
In geval van een substantiële wijziging van deze Privacyverklaring die relevant is voor u, zullen wij u – voor zover mogelijk – hierover rechtstreeks informeren. De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is geweest, is onderaan terug te vinden.
Laatst gewijzigd op 12/09/2023